6 min readJan 9, 2022

Zaman Planlama — Eğitim Notlarım

Kişisel gelişimde zaman planlama ve yönetimi çok önemli. Bununla ilgili şirketimde aldığım bir eğitimin notlarını sizinle paylaşıyorum. Anahtar kelimelerle dolu bir not olacak, araştırmanız dahilinde çok güzel bilgiler edinip hayatınıza uygulayabileceğinize inanıyorum.

Hedefim

Önce hedefinizi seçmelisiniz. Zaman Yönetimi denildiğinde neyi bir eksik olarak düşünüyorsunuz? Benim için cevap şuydu:

Kendimi kontrol edip zaman hırsızlarını ortadan kaldıracak bir zaman ve plan yönetimi arıyorum.

Giriş

Değişim yüzyılındayız, çevik olmaya ihtiyaç var. Sürekli yetkinlikleri güncellemeliyiz, dünün dünyasına göre ilerlemek ve gelişmek mümkün değil. Zihinsel çevikliğin yanında duygusal çevik olmak da önemli. Duygusal olarak çevik olmanın belirtileri:

Fiziksel çeviklik
Duygusal olgunluk
Dibe vurmamak

“Zaman, enerjinin etkin kullanımıdır.”

Herkes çok meşgul, ama gün sonunda verimsiz ve geride kalıyorlar. Hayatlarının öncelikleri ve bunların yapılması onların verimli olmaları için temel gereklilik, fakat bu öncelikler dışında kalan onlarca iş kendilerine engel oluyor. Bu yüzden hep duyarız “Gün keşke 48, 72, 96… X saat olsa.”

Duygusal Enerjiyi nasıl ölçerim?

Psikolog önerisine göre, “Hayatından olumsuz insanları çıkar, fakat önce sen ne kadar olumsuzsun diyerek kendine bak” şeklinde bir açıklama var. Size kötü şeylerden bahseden veya kötü bir dil kullanımı ile iletişim kurmaya çalışan arkadaşlarınız hayatınızdaki mutluluğu yavaşça kırpmakta.

İnsanlar yanında, enerjinize etki edecek bazı unsurlar:

Uyku → Düzenli ve Yeterli olmalı. Düzeni bozulan bir uyku kişinin verimini düşürür, yetersiz uyku beyninizin temizlenmesinden günlük bilgilerinizin kaydedilmesine kadar çeşitli alanlarda zararlar verebilir.
Alkol
Spor → Düzenli spor(haftada 2–3 gün çalışmalar veya günlük cardio vs.) aslında sizi yormanın aksine size enerji verecek ve vücudunuzu sağlıklı, fit ve enerjik tutmanıza yardımcı olacaktır.
Diyet ve sağlıklı beslenme → Özellikle öğle vakti ağır yedikten sonra odaklanmakta zorlanmalar, uyuklamalar yaşıyor musunuz? Bu sadece bir örnek. Dengeli bir beslenme programıyla enerjinizi yüksek tutmanız ve çalışırken rahat hissetmeniz mümkün.
Düzenli ve yeterli su tüketimi → Kişiden kişiye değişmekle beraber en az 2L su içilmesi öneriliyor. Suyun eksikliğinin sayısız problemleri mevcut. Dikkat edilmesi ve güne yayılmış bir şekilde yeterli su içme programı gece ile gündüz farkı dahi oluşturabilir.

Enerjiniz ve motivasyonunuz yüksek olmadıkça zihinsel zeka çok iyi de olsa bu enerji etkin kullanılmayacağından dolayı verim düşük kalacaktır. Enerjiye etki eden unsurların optimize kullanımı mevcut değilse ve sahip olunan enerji düzgün bir verimle aktarılmıyorsa potansiyelinizin geri dönüşü yeterli olmayacaktır. Hedef, potansiyelinizi verdiğinizde hayattan aldığınız beklentidir. Bu beklenti de potansiyelinizi vermedikçe doğru oranda geri gelmeyecek.

Olumluyu konuşup olumluya odaklanmak, negatif unsurları cümleden gizleyip aynı mesajı vermek duygusal çevikliğinize katkıda bulunacaktır.

“Bilgi, davranışı değiştirmez.” → Bir şeyleri düzeltmek, değişmek gerektiğini biliyor olabilirsiniz ama duygusal olarak buna hazır olmayabilir veya planlayamaybilirsiniz.

3P1K

“Altın değerinde zamanımız var, her gün 86400 altın değerinde saniyemiz bize sunuluyor ve geceyarısı sıfırlanıyor.”

Bu değeri nasıl yatırdığımız çok önemli, zaman biziz ve kendimize yatırım yapıyoruz.

“Bir işin önceliğini zamanı, önemini ise değeri belirler.”

Önemli bir öneri:

“Günlük iş planınızı bir akşam önceden yapın. Gece uyurken de bilinçaltımızda yapacağımız işler planlanıyor.”

3 kolon hazırla. İlki devredilemeyecek işler, ikincisi daha az önemi olan ve ertesi günlere devredilebilecek işler, üçüncü kolon ise boş olacak. Birinci kolondaki işlerin yanına hedeflediğiniz zamanı yazın. Bittikten sonra da eğer daha uzun sürdüyse soru işareti koy, kendini iyileştirmen için bir geribildirim olacak. Üçüncü kolon spontane ve anında gelen işler. Gün sonunda, İkinci ve üçüncü satırdaki işlerden de çok yaptıysanız çok zaman üretkensin, eğer birinci kolondan daha çok iş yaptıysan o zaman da verimlisin. Verimliliği ve üretkenliği böyle anlayabilirsin. Özellikle üçüncü kolon çok doluysa sen verimli ve üretken iş yapamıyorsundur.

Kuralın açılımı ve anlamı:

Pareto ilkesi(20–80 kuralı):
“İtalyadaki toprakların %80’i aslında %20’lik kesimde, onlardan daha çok vergi almalıyız”
“Enerjimizin %80’ini en önemli %20 işe aktarmalıyız”
Parkinson Yasası:
Bir iş, bitirilmesi için kendisine ayrılan tüm süreyi kapsayacaktır.
Pomodoro Tekniği:
Çalışmada odaklanama sorusuna karşı düzenli ve 25–5 dk, 50–10 dk gibi çalışma-dinlenme bloklarıyla planlı çalışmayı hedefler.
Çalışma süresince kahve bile alınmaz, verilen arada zihin dinlenmeli ve basit şeyler yapılmalı.
Planların pomodoro olarak yapılması. “Bu iş 4 pomodoro” demek gibi.
İtalyanca pomodoro domates demekmiş 😊
Kronotik:
Sabahçı mısın akşamcı mısın? Ne zaman verimlisin? Ne zaman daha iyi odaklanırsın?
Verimin yüksek olması gereken önemli işleri en verimli saatlere uygun planlamak.
“Cuma ve cumartesi günü yatıp uyuduğun zamanların ortalamasını al. Bu saatler senin verimli olup olmadığını belirleyecek. Gece 12 sonrası için uyuyup verimini gece aldığını düşünenler baykuş, sabah erken kalkıp geceye doğru enerjisi biten tarla kuşu.”
Tarla kuşu olmak iş hayatında verimi artıracak bir şey.
Baykuşlara öneri: öğle yemeğini hafif yiyin. Ağır bir yemek enerjinizi düşürecek ve almayı beklediğiniz verimi alamayacaksınız. Yaklaşık 3–4 saat bedensel veriminiz düşecek.

PDCA Cycle

“plan–do–study–act”

Kai-Zen ilkeleri
6-sigma hata minimalize etme hedefi

“Toyota modeline göre planlama ne kadar uzun ve optimum sürede tutulursa yapılması o kadar hızlı olacaktır.

Planlama yapılırken 3N1K(Ne, nasıl, neden, kim) cevaplanır.

Fil Tekniği

Büyük işleri parçalara bölmeye dayalı, tümdengelime göre planlama yapmak.

“Puzzle şeklinde bir fil’e planlanan işleri yazıp renklendirerek çözümlemek.” → Toyota’dan bir taktik

Kanban

Şirketler haftalık olarak bunları post-it ile yapıyorlar. Teknoloji kısmından uzak duruyorlar, çalışanların mantar panoları var. Haftalık uygulanan metot bitmeyen işleri %58’den %15’e indirmiş.

Grup Çalışması

Zaman hırsızlarını listeleyelim dedik. Bulunduğum gruptan örnekler:

Sosyal medya
Piyasa(Döviz, Kripto, ürün fiyatları)
Motivasyon eksikliği veya yorgunluk sebebiyle bir işe başlayamamak
Dizi izlemek ve oyun oynarken kontrolü kaybedip durmak istenen yerde durmamak
Akla gelen bir şeyi düşünürken kitabın sayfasını sürekli baştan okumak
Araştırma yaparken farklı konulara daldan dala atlayarak araştırmak istenen şeyi geç veya eksik bulmak

Dağınıklık

Ortam dağınıklığı
Zihin dağınıklığı

5S denilen bir şey var. Firmalar vardiyalar arasında malzeme ve stokları takip ediyorlar ve vardiya değişikliğinde stok sayımı ve yönetimi yapıyorlar. Kalite kontrol.

“Ortam dağınıklığı zihinde de karışıklığa sebebiyet verebilir, odaklanmayı engelleyebilir”

Multitask bir ilüzyon, odağı engelliyor. Bunun için internetteki multitasking testlerine bakabilirsiniz.

Çok Fazla İş Üstlenmek

Üretken olduğumuz hissini yaratır
Plimsoll Çizgisi: İngiltere’de gemilerin çok fazla yük alıp ulaşım sebebiyle zarara uğramasından sonra Plimsoll bir çizgi çekip sınır koymayı önerir. Parlemento kabul eder ve verimlilik artırma adına bir adım atılır.

Unutkanlık

Güvenilirliği etkiler.
Not alın, ne olursa olsun.
Mutlaka görüşmelere defterinle git, not almadan bir iş yapma.

Mükemmeliyetçi

Kuşkucudurlar.
Delegasyon en önemli zorluktan biridir.
Zaman problemi vardır. Bir kişi işini biraz olsun geç bitirirse şüphe duyarak zaman maliyetini azaltmaya çalışır.

Uzun Süren Toplantılar

Telefon konuşmasına dahi başlarken ne konuşulacağı not alınıp belli olursa konuşma kısa ve verimli olur.
Şirketin genel müdürü telefonu şaşırarak açarken kum saati çevirip zaman tutuyor.
“Benim şirkete maliyetim yüksek. Beni arıyorlarsa çok ciddi bir konu olmalı. Kum saati bitene kadar çözemezsem de üstlerimle çözmeliyim, beni aşan bir durum vardır”